Церемонии открытия

Если со стороны официальных лиц не ожидается заинтересованности в участии в церемонии, следует ориентироваться на хорошо известных людей из спорта или индустрии развлечений. Для церемонии открытия нового магазина такие персоны весьма уместны, их участие способно обеспечить событие в местных газетах. В небольших городах и поселках участие прессы в таком случае более вероятно, если вообще возможно.

В отличае от официальных лиц люди из спорта и сферы развлечений ожидают оплаты своего участия. Персона может появиться на церемонии, провозгласить открытие объекта и сразу исчезнуть.

Другие персоны, не обязательно более дорогостоящие, способны при этом провести день на объекте среди гостей и потребителей, раздавая автографы и беседуя с сотрудниками.

Нередко официальное открытие состоится уже после фактического открытия объекта. Интересы бизнеса могут требовать начала функционирования объекта до того, как торжественная церемония открытия с участием почетных гостей и официальных лиц может быть проведена. В таком случае объявляются две даты – дата фактического открытия с небольшой церемонией и официальное открытие с визитом или общественным мероприятием.

Для проведения церемонии составляется программа и сценарий. Готовятся пресс-релизы и бэкграундеры – фоновая информация для медиа – история компании, профили главных управляющих. В материалах для прессы дается характеристика открываемого объекта – нового подразделения, продукта, услуги, товара, магазина. В крайнем случае обилие интересной «фоновой» информации может «вытянуть» слабый информационный повод.Обеспечивается присутствие фотографа – на случай, если фотограф из СМИ не придет или упустит интересный кадр.

Извещение-приглашение в СМИ следует сделать как для журналиста или редактора отдела новостей, так и для фоторепортера. Нередко случается так, что приглашения журналистам организаторы начинают высылать за месяц или, наоборот, за несколько часов до начала. По мнению некоторых специалистов по связям с общественностью, оптимальный срок для оповещения прессы - за 10 - 14 дней, а за несколько дней до акции желательно перезвонить приглашенному и подтвердить его участие. Другие эксперты считают, что лучше приглашать журналистов за 3 - 4 дня до события. Нужно учитывать ритм жизни. Если высылать приглашения раньше, информация может затеряться и все придется повторять заново.Важно определить специальные места для журналистов и создать им условия для работы.

Фуршет или кофе-брейк являются неотъемлемой частью практически каждого мероприятия, и поэтому им также следует уделить особое внимание. Работа с журналистами во время кофе-брейка или фуршета, тоже важна. В это время стоит обменяться контактами, узнать, нужна ли дополнительная информация.Это делается не для того, чтобы обязать журналистов что-то написать про компанию. Это скорее знак внимания к журналистам. Чаще всего наиболее нужную информацию получают именно во время неформального общения.

Примеры самых успешных церемоний

Церемония открытия 10,000-ого Ресторана

McDonald's открыл свой 10,000-ый ресторан. Ресторан был открыт в городе Дайл, штат Виржиния, около Вашингтона, в апреле 1988.

Пресса получила приглашение с пометкой на коробке "Открывать с осторожностью: идет вечеринка". Коробка содержала воздушные шары, конфетти, блокнот репортера с графиками "10,000 и продолжает увеличиваться", и приглашение с изображением ресторанов McDonald's разных лет.

Средства массовой информации были приглашены на празднование "захватывающего, единственного в своем роде" события. Это было выпуск тысяч разноцветных воздушных шаров, которые полностью закрывали ресторан. Процедура перерезания ленточки и церемония выпуска воздушных шаров, которые осуществлялись Фрэдом Тернером, председателем правления McDonald's, Майком Куинланом, президентом, и, конечно, Рональдом Макдональдом, под аккомпонимент Всеамериканского оркестра Средних Школ, были переданы при помощи спутником по всему миру. В качестве обложки комплекта для журналистов использовалась объемная схема развития корпорации McDonald's от первого ресторана, открытого в 1955, до 10,000. Там же была картинка, изображающая ресторан McDonald's с надписью " Уже открыто более 10,000".

Церемония открытия нового ресторана освещалось такими программами как "Доброе Утро Америка", "CBS Этим Утром" и Пи-Би-эС "Ночной Выпуск Новостей ", и дало повод для другого публичного обсуждения на передаче "На этой Неделе с Дэвидом Бринкли". Видео версия была передана при помощи спутника во все уголки земного шара. В дополнение к охвату на 45-и главных рынках телевидения США, новости относительно открытия 10,000-ого ресторана McDonald's смогли увидеть в 23-ех странах. Современная технология позволила переслать отклики из Кореи, Японии и Бразилии обратно в Вашингтон, для того, чтобы показать их на Национальном собрании операторов на следующий день.