Финансовое планирование

Бюджет и составление смет

Смета, по общепринятому определению, — это финансовая и/или количественная ведомость, свод доходов и расходов, подготовленный и принятый на определенный период, содержащий сведения о политике, проводимой в течение этого периода для достижения конкретной цели. Смета может включать доходы, расходы и вложения капитала.

Общая контрольная смета (бюджет) — это итог детализированных функциональных смет, объединенных в общую смету. Число функциональных смет различно у разных компаний в зависимости от их размера, вида продукции или услуг, методов производства и маркетинга, компетентности и структуры менеджмента.

Основными видами функциональных смет являются производственная, маркетинговая, административная, исследований продукции, капиталовложений, кассовая.

Смета имеет двойное назначение. Во-первых, это план действий, выраженный в денежных или количественных показателях, направленный на сокращение используемых ресурсов. Во-вторых, это инструмент для руководства и контроля за специализированными видами деятельности, выработки операционных стандартов для оценки и анализа фактического исполнения, определения ответственности за действия, определения приоритетов, обнаружения отклонений от стандартов в целях принятия немедленных мер по их устранению.

Составление сметы имеет три первичные цели:

планирование и прогнозирование, включая формулирование политики;

координация деятельности внутри компании;

контроль за выполнением и оценка исполнения.

Бюджетный контроль

Бюджетный контроль определяется как постоянное сравнение фактических результатов и сметных цифр для обеспечения основы для ревизий и для гарантирования достижения целей политики компании.

Процесс бюджетного контроля ставит своей задачей:

побуждать менеджеров искать пути повышения эффективности своих действий;

заставлять их больше беспокоиться о воздействии своих решений на коллег и совместную деятельность;

ориентировать менеджеров на четкое мышление при воплощении своих планов в финансовые или количественные показатели.

Весь процесс бюджетного контроля состоит из множества доходных статей и смет, составленных по функциональному признаку, плюс общая контрольная смета, которая все это объединяет. Взаимосвязь между этими элементами отражена на рис. 1.

Если достигнуты сметные уровни, тогда контроль и сравнение фактических результатов с проектными не представляет сложности, но если фактический уровень отличается от запланированного, то фактические затраты нельзя прямо сравнивать со сметными затратами. Здесь возможно применение гибкого составления смет. Так как все расходы подразделяются на постоянные, переменные и полупеременные, то компании с колеблющимися уровнями производства могут адаптировать свои расходы к самым различным уровням.

Преимущества бюджетного контроля проявляются в ряде моментов. Он способствует оптимальному использованию ресурсов компании; предотвращает или уменьшает «разбазаривание» ресурсов, так как регулирует расходы на определенные цели; определяет персональную ответственность; фокусирует внимание на необходимости обеспечения соответствия финансовых ресурсов в течение периода, охватываемого сметой; снижает опасность излишнего оптимизма и пессимизма при прогнозировании; вынуждает руководство применять систематические и подробные процедуры отчетов; усиливает потребность в сотрудничестве должностных лиц и отделов для предотвращения ущерба от несбалансированных проектов.

Как следует из рассмотрения вопросов прогнозирования сбыта, логика требует, чтобы предварительный план сбыта подготавливался в процессе бюджетного контроля.

Первый вариант плана предполагает рабочую основу для следующей стадии планирования, предлагая данные об объеме сбыта и ценах на рынках. Таким образом, функциональные плановики должны оценить практичность плана сбыта с точки зрения мощностей компании. Производственные мощности в широком смысле включают сырье, рабочую силу, оборудование, площади и финансы. Если один из этих факторов недостаточен для удовлетворения плана, необходимы дополнительные мощности.

Финансовый смысл сбытового плана сметы. План сбыта должен выражаться в финансовых показателях, чтобы определить, возможно ли достичь требуемую норму прибыли, достаточно ли наличных средств.

Главными статьями плана сбыта являются доходы и расходы. Доход зависит от объема продаж и цены. Расходы зависят от четырех факторов: издержек производства, затрат на распределение и продажу, административных расходов и финансирования бизнеса. Расходы должны подразделяться на постоянные и переменные. Полезно помнить, что любые поступления от реализации активов сверх их переменных затрат являются вкладом на покрытие всех постоянных расходов. Точка безубыточности находится на операционном уровне, где переменные расходы плюс общие постоянные расходы равны общим поступлениям. Как только эта точка достигнута, дополнительные поступления минус дополнительные переменные затраты есть прибыль. Предположим, что продажная цена равна 1000 у.е. за единицу; переменные затраты составляют 700 у.е. за единицу, а общие — 60 000 у.е., тогда точка безубыточности рассчитывается так: