Правила составления и оформления документов

д.и.н., проф. Подпись В.В. Иванов

На документе может быть более одной подписи, если за его содержание несут ответственность несколько лиц. В этом случае подписи располагают одна под другой в последовательности, которая соответствует занимаемым должностям. Если документ подписывают равные по должностям лица, их подписи располагают на одном уровне. Например:

Директор ЗАО «Лана» Директор АО «Синтез»

подпись К.Ю. Смирнов подпись М.Е. Аверин

Несколько лиц подписывают документы коллегиальных органов и документы, составленные комиссией. В первом случае документ подписывают председатель и секретарь. Документ, составленный комиссией, подписывается всеми членами комиссии. При этом указываются не должности лиц, а распределение обязанностей в составе комиссии, причем фамилия членов комиссии располагают в алфавитном порядке. Например:

Председатель А.В. Калинин

Члены Н.Ф. Васильев

Б.М. Горохов

О.С. Фролов

Документ может быть подписан лицом, исполняющим обязанности руководителя, при этом не допускается ставить перед наименованием должности предлог «за» или косую черту.

22. Гриф согласования.

Согласование это предварительное рассмотрение, экспертиза проекта документа. Согласование может быть внешним и внутренним. Внешнее согласование оформляется грифом согласования. Существует два варианта оформления грифа согласования:

СОГЛАСОВАНО СОГЛАСОВАНО

Председатель Письмо Президиума РАН

Госстандарта России от 14.05.2000 № 08-256

Подпись Г.П. Воронин

21.01.2000

Гриф согласования располагают ниже реквизита «Подпись» или на отдельном листе согласования, о чем делается отметка на месте проставления грифа согласования:

Лист согласования прилагается.

23. Визы согласования документа.

Внутреннее согласование оформляется визой, которая состоит из указания должности визирующего, подписи, ее расшифровки и даты:

Главный бухгалтер

подпись И.Д. Луконина

12.07.2000

Если должностное лицо, с которым согласовывается документ, имеет замечание, дополнения или не согласно с документом, об этом делается отметка на проекте документа, а замечания излагаются на отдельном листе и прилагаются к документу:

Замечания прилагаются.

Юрисконсульт подпись М.М. Зак

10. 03. 2000

На внутренних документах виза проставляется на обороте последнего листа подлинника документа, на исходящих – на последнем листе копии, остающейся в деле организации.

24. Печать.

Печати ставятся на наиболее важных документах, подтверждая подлинность подписей. Печать должна быть хорошо читаема и не накладываться на наименование должности и личную подпись. На унифицированных формах документов место для печати может быть обозначено отметкой «МП» или «Место для печати».

Печати бывают гербовыми и простыми (к последним относятся печати организации и структурных подразделений – отдела кадров, протокольного отдела, канцелярии и др.). Виды печатей, порядок их применения и хранения установлены в Инструкции по документационному обеспечению деятельности организации.

25. Отметка о заверении копии.

Заверение копии документа производится для придания ей юридической силы. Копии документов заверяются руководителем организации или уполномоченными им должностными лицами (заместители руководителя, руководитель службы кадров, канцелярии и др.).

Отметка о заверении копии (или выписки из документа) состоит из слова «Верно», наименовании должности сотрудника, заверившего копию, его личной подписи, ее расшифровки и даты заверения:

Верно

Инспектор подпись О.В. Белова

06. 2000

При пересылки копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии должна удостоверяться печатью.

26. Отметка об исполнителе.