Формирование команды для осуществления проекта
- более рациональное использование трудовых ресурсов;
- основа для написания должностных инструкций,
МРФ представляет собой таблицу, отражающую бизнес-процессы предприятия с их подробной детализацией. Перечислены исполнители работ и функции, которые каждый исполнитель реализует по отношению к данной работе.
Рассмотрим правила составления МРФ на примере двух бизнес-процессов магазина - "Поступление товаров в торговый зал" и "Продажа товаров".
Используется система обозначения функций:
• П - подготовка решения;
• Р - принятие решения;
• И - исполнение;
• К - контроль за исполнением решения;
Помимо этих основных функций могут также использоваться вспомогательные:
• С - согласование решения;
• У - участие в реализации соответствующих функций.
В строке функций не должны повторяться функциональные обязанности принятия решения (Р) и исполнения (И) для исключения ситуации "нескольких начальников" или "нескольких исполнителей".
Если действие рутинное или строго регламентированное, может отсутствовать функция принятия решения. В этом случае решение принимается на основании устоявшегося порядка или регламента. Также в некоторых строках могут отсутствовать другие обозначения функций (кроме "исполнения"), если выполнение данных функций в соответствующем элементе бизнес-процесса не подразумевается.
Таблица 1. Матрица распределения функций.
Бизнес-процесс
Исполнители
Кладов-щик
Грузчик
Прода-вец
Менед-жер торг. зала
Кассир
Води-тель
Марке-толог
Бухгал-тер
Дирек-тор
ПОСТУПЛЕНИЕ ТОВАРА В ТОРГОВЫЙ ЗАЛ
1. Получение заказа
И
П
Р К
С А
2. Формирование партии
Р К
И
3. Оформление док-тов
И
П
4. Доставка в торг. зал
П
И
Р К
5. Выбор места для товара
Р И
К А
6. Установка цены
П А
И
Р К
7. Раскладка товара
И
Р К А
8. Оформление ценников
И
Р К
П
ПРОДАЖА ТОВАРА
1. Встреча покупателя
И
К
2. Выяснение запроса
И
К
3. Рассказ о товаре
И
К
4. Ответы на вопросы
И
У К
5. Помощь в примерке, выборе
И
К
6. Доставка со склада товара нужного цвета, размера (при временном отсутствии в торговом зале)
П
И
Р
К
А
7. Предложение сделать заказ на отсутствующий товар
И
К
8. Оформление заказа
И
А
9. Звонок-приглашение (когда заказ получен)
И
10. Передача покупки на кассу
И
К
11. Оформление покупки
И
К
12. Выдача дисконтных карт, подарков, сувениров
К
И
П
13. Упаковка покупки
И
14. Предложение доставки покупки
И
15. Оформление доставки
И
А
16. Доставка покупки
Р К
И
Заполненная таким образом матрица дает представление о сфере обязанностей каждого работника, о сложности выполняемой им работы, наглядно демонстрирует уровень занятости работника. На основе этих параметров, а также описанного выше анализа целей можно приступать к определению качественных параметров для каждой должности.
Б). Формулировка требований к персоналу
Приведем примеры формулирования требований к персоналу, строящихся на данных МРФ (см. таблицу 1). Кроме требований мы также можем сформулировать некоторые пути развития и обучения сотрудников на отдельных позициях.
• Поскольку продажа детских товаров ассоциируется с женским присутствием, идеальным кандидатом на вакансию продавца будет девушка 20-28 лет (ограничения по возрасту условны и могут быть изменены). Торговое образование и опыт работы не являются обязательным условием. Из таблицы видно, что основной функцией продавца в нашем случае являются консультирование покупателя, поэтому после окончания набора целесообразно провести обучение продавцов основам торговли и презентации, технике продаж, навыкам решения конфликтов, ознакомить их с ассортиментом. Продавцы должны иметь специализацию по своим секциям, но в то же время должны быть взаимозаменяемы (в дальнейшем следует проводить периодическое изучение продавцами всего ассортимента магазина).